Du musst entscheiden,
wie Du Kollegen in Software schulst?

Wir helfen Dir, die richtige Wahl zu treffen

Web- oder Classroom-Trainings, Videos, Lernkarten, Handbücher, etc. – oder Digital Adoption. Was passt zu Deinem Ziel am Besten?
Welche Optionen gibt es überhaupt?
Es gibt verschiedenen Digital Adoption-Lösungen am Markt. Welche ist für mein Einsatzgebiet die Geeignetste?
Die geeignetste DAP-Lösung?

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Welche Optionen gibt es?

Digital Adoption

Digital Adoption-Plattformen (DAP) werden zunehmend populärer. Der DAP-Markt wächst mit jährlich 75-80%.

Unter Digital Adoption werden Lösungen verstanden, die sich als “Unterstützungslayer” über eine Software legen. Sie geben dem Nutzer OnDemand – also im Moment des Bedarfs – die geeignete Hilfestellungen. Dabei kommen in der Regel Routen zum Einsatz, die den Nutzer Schritt-für-Schritt (mit Erläuterungen in Tooltipps) durch eine Anwendung führen. Nach Abschluss einer Route ist nicht nur die Aufgabe erledigt (schließlich findet alles immer im Live-System statt) – sondern auch die Anwendung gelernt. Der Nutzer muss also keine Hilfedokumentation lesen oder Kollegen befragen, um seine Aufgabe durchzuführen.

Traditionelle Trainingsformen

Traditionelle Trainingsformen basieren i.d.R. auf dokumentiertem Wissen. Dabei wird das Wissen in unterschiedlichen Medien konserviert: als Text, Audio, Video – oder Kombination. Das Erlernen und die Nutzung des Wissens findet häufig zeitversetzt und in unterschiedlichen Systemen statt.

Die Optionen im Vergleich

Beschreibung
Digital Adoption Plattformen sind eine noch junge, jedoch stark wachsende Unterstützungsoption. Nutzer zu schulen, insbesondere aber im Moment des Bedarfs den Nutzer zu unterstützen (OnDemand) sind wesentliche Kennzeichen.

Autoren können Inhalte wie Routen, News, Announcements oder Kollektionen erstellen und publizieren. Die Veröffentlichung der Inhalte kann zeitlich gesteuert werden. Daneben können Inhalte auch nutzergruppenspezifisch bereitgestellt werden (Segmentierung). Die Nutzer können u.a. auf Routen zugreifen. Die Routen führen den Nutzer auf dem effizientesten Weg Schritt-für-Schritt durch die Live-Anwendung. Das Erledigen einer Aufgabe und das Erlernen der Anwendung erfolgen parallel.

Einsatzbereiche
Digital Adoption kommt bei SW-bezogenen Trainings zum Einsatz.

Voraussetzungen
Die Voraussetzungen sind meist sehr gering: die Lösung wird meist als SaaS-Lösung bezogen. Um die Inhalte den Nutzern verfügbar zu machen, muss die DA-Lösung per Code-Snippet in die Anwendung eingebunden sein – oder über eine Browser-Extension verfügbar gemacht werden. Beide Bereitstellungswege erfolgen i.d.R. zentral, d.h. Nutzer müssen nichts installieren.

Vorteile

  • OnDemand-Hilfe im Live-System
  • Kein Herausreißen aus dem Arbeitsalltag
  • Keine Vermittlung von flüchtigem Vorratswissen
  • Einfach skalierbar, i.d.R. in beliebig vielen Sprachen bereitstellbar
  • geringe Aufwände für Erstellung und Pflege der Inhalte (immun gegen SW-Änderungen; kein “Screenshottausch erforderlich)
  • Signifikante Kosteneinsparung bei Erstellung, Vermittlung und Aktualisierung des Wissens

Nachteile

  • Online-Zugang erforderlich
  • Keine soziale Interaktion (im Vergleich zu Präsenztrainings)

Beschreibung
Viele Unternehmen sind in der Durchführung von Präsenztrainings sehr erfahren. Trainingsräume und -infrastrukturen bestehen, Meetingräume sind verfügbar und Trainer sind zur Durchführung von Trainings geschult.

Klassische Aufgaben sind die Erstellung von Trainingsstoryboards und Trainingsmaterialien, die Identifizierung von Teilnehmern, Planung der Trainings (Infrastruktur, Trainer, Teilnehmer), Reiseplanung, Durchführung von Veranstaltungen und Nachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Auswertung von Teilnehmerfeedbacks, Anpassung von Trainingsmaterialien, …)

Einsatzbereiche
Trainingssituationen, die gruppendynamisch, kreative oder interaktive Lerneinheiten erfordern, z.B. Gruppenarbeit.

Voraussetzungen
Verfügbarkeit von Trainingsmaterialien, Trainern, Trainingsräumen und Trainingsequipment. Wichtig ist zudem, dass Mitarbeiter zur Trainingsteilnahme den Arbeitsplatz verlassen können, ohne dass es zu kritischen Einschränkungen der Leistungsfähigkeit der Organisation kommt.

Vorteile

  • Sozialer Austausch
  • Interaktion & Gruppendynamik
  • Unmittelbarer Austausch mit Experten

Nachteile

  • Entzieht Teilnehmer aus dem Arbeitsprozess
  • Schafft flüchtiges “Vorratswissen”
  • Aufwändig in Planung, Durchführung und Aktualisierung
  • Zwingt zum Transfer vom Gelernten in ein Live-System
  • Teuer durch “Arbeitsausfall” bei den Teilnehmern, Trainer, Reisekosten und hohe Aktualisierungsaufwände
  • Multiplizierte Kosten im Falle mehrerer Sprachen

Beschreibung
Auch Webtrainings (oder Computer Based Trainings) sind heute in den meisten Unternehmen angekommen. Sie finden direkt am PC statt. Die Trainingsinhalte werden i.d.R. als Präsentation aufbereitet, enthalten zudem Video-Inhalte und Live-Vorführungen. Die eingesetzte Technologie ermöglicht i.d.R. Chats, Surveys, etc. Oft werden die Trainings aufgezeichnet, so dass sie im Nachgang zur Verfügung stehen. Teilnehmer sind durch die lokale Ungebundenheit flexibler in der Teilnahme.

Klassische Aufgaben sind (wie auch bei Präsenztrainings) die Erstellung von Trainingsstoryboards und Trainingsmaterialien, die Identifizierung von Teilnehmern, Planung der Trainings (Terminierung), Durchführung von Veranstaltungen und Nachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Auswertung von Teilnehmerfeedbacks, Anpassung von Trainingsmaterialien, …)

Einsatzbereiche
Trainingssituationen, die keine oder nur geringe gruppendynamisch, kreative oder interaktive Lerneinheiten erfordern, z.B. Gruppenarbeit. Heutige Technologien erlauben auch Gruppenarbeiten durch digitale Break-Out-Räume.

Voraussetzungen
Verfügbarkeit von Trainingsmaterialien, Trainern und Konferenz-/Trainingstechnologien. Wichtig ist zudem, dass Mitarbeiter zur Trainingsteilnahme die tägliche Arbeit unterbrechen können, ohne dass es zu kritischen Einschränkungen der Leistungsfähigkeit der Organisation kommt.

Vorteile

  • Flexible Teilnahme ohne Reisezeiten/-aufwendungen
  • Im begrenzten Umfang Interaktion & Gruppendynamik
  • Unmittelbarer Austausch mit Experten
  • Aufzeichnung der Trainings zur zeitunabhängigen Nutzung der Inhalte
  • Geringe Kosten (Wegfall Reisezeit/-kosten, Meetingsräume)

Nachteile

  • Entzieht Teilnehmer aus dem Arbeitsprozess
  • Schafft flüchtiges “Vorratswissen”
  • Aufwändig in Planung, Durchführung und Aktualisierung
  • Zwingt zum Transfer vom Gelernten in ein Live-System
  • Teuer durch “Arbeitsausfall” bei den Teilnehmern und hohe Aktualisierungsaufwände
  • Multiplizierte Kosten im Falle mehrerer Sprachen

Beschreibung
Neben klassischen Handbüchern kommen auch neuere Medien wie Videos oder Podcasts zum Einsatz. Einmal produziert stehen sie den Nutzern über zentrale Ablageorte 7×24 zur Verfügung.

Einsatzbereiche
Immer dann, wenn passives Wissen in Sekundärsystemen ausreichend ist, keine OnDemand-Hilfe gefordert ist – und interaktive und kreative Trainingssituationen nicht erforderlich sind. Z.B. die Vermittlung spezifischer Richtlinien.

Voraussetzungen
Inhalte können gut digitalisiert werden. Technische Infrastruktur für Video-/Audioaufnahmen sowie eine zentrale Ablagestruktur mit effektiven Suchmechanismen liegt vor und erlaubt den schnellen und treffsicheren Zugang zu dem Wissen.

Vorteile

  • Einfache und i.d.R. kostengünstige Bereitstellung des dokumentierten Wissens
  • 7×24 und lokal ungebundene Verfügbarkeit der Inhalte

Nachteile

  • Aufwändige Erstellung der Inhalte (z.B. bei der Erstellung von Videos)
  • Teilweise aufwändige Suche nach dem Wissen – und aufwändiges Aufnehmen des Wissens
  • Zwingt zum Transfer vom Gelernten in ein Live-System
  • Keine unmittelbare Hilfe im Live-System
  • I.d.R. hohe Anpassungsaufwände bei Änderungen der zugrundeliegenden Software (z.B. Austausch von Screenshots)
  • Multiplizierte Kosten im Falle mehrerer Sprachen

Beschreibung
Handbücher zählen zu den traditionellsten Maßnahmen, Wissen zu dokumentieren und Nutzern bereitzustellen. Einmal produziert stehen sie den Nutzern über zentrale Ablageorte 7×24 zur Verfügung.

Einsatzbereiche
Immer dann, wenn passives Wissen in Sekundärsystemen ausreichend ist, keine OnDemand-Hilfe gefordert ist, illustrierende Video- oder Audiosequenzen und interaktive und kreative Trainingssituationen nicht erforderlich sind.

Voraussetzungen
Inhalte können gut dokumentiert werden. Technische Infrastruktur für eine zentrale Ablagestruktur mit effektiven Suchmechanismen liegt vor und erlaubt den schnellen und treffsicheren Zugang zu dem Wissen.

Vorteile

  • Einfache und i.d.R. kostengünstige Bereitstellung des dokumentierten Wissens
  • 7×24 und lokal ungebundene Verfügbarkeit der Inhalte

Nachteile

  • Teilweise aufwändige Erstellung der Inhalte
  • Teilweise aufwändige Suche nach dem Wissen – und aufwändiges Aufnehmen des Wissens
  • Zwingt zum Transfer vom Gelernten in ein Live-System
  • Keine unmittelbare Hilfe im Live-System
  • I.d.R. hohe Anpassungsaufwände bei Änderungen der zugrundeliegenden Software (z.B. Austausch von Screenshots)
  • Multiplizierte Kosten im Falle mehrerer Sprachen

Beschreibung
Oft werden auch im Unternehmen bereits bestehende Wikis genutzt, um Wissen rund um Software zu vermitteln. Hinzu kommen Lernsysteme wie Lernkartensysteme, die Wissen ebenfalls strukturieren und einfach zugreifbar machen. Zudem werden Inhalte auch oft kombiniert: Videos, Podcasts, … finden Eingang in Wikis oder Lernkarten.

Einsatzbereiche
Immer dann, wenn passives Wissen in Sekundärsystemen ausreichend ist, keine OnDemand-Hilfe gefordert ist und interaktive und kreative Trainingssituationen nicht erforderlich sind.

Voraussetzungen
Inhalte können gut dokumentiert werden. Technische Infrastruktur für eine zentrale Ablagestruktur mit effektiven Suchmechanismen liegt vor und erlaubt den schnellen und treffsicheren Zugang zu dem Wissen. In Teilen sind spezielle Softwarelösungen wie Lernkartensysteme erforderlich.

Vorteile

  • Einfache und i.d.R. kostengünstige Bereitstellung des dokumentierten Wissens
  • 7×24 und lokal ungebundene Verfügbarkeit der Inhalte

Nachteile

  • Teilweise aufwändige Erstellung der Inhalte
  • Teilweise aufwändige Suche nach dem Wissen – und aufwändiges Aufnehmen des Wissens
  • Zwingt zum Transfer vom Gelernten in ein Live-System
  • Keine unmittelbare Hilfe im Live-System
  • I.d.R. hohe Anpassungsaufwände bei Änderungen der zugrundeliegenden Software (z.B. Austausch von Screenshots)
  • Multiplizierte Kosten im Falle mehrerer Sprachen

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Was ist die für mich geeignete
DAP-Lösung?

Mehr Infos

In unserer Checkliste stellen wir Dir gerne die 22 wichtigsten Kriterien für die Auswahl der DAP zur Verfügung.

Richtige Auswahl treffen

Alle Digital Adoption-Lösungen haben eins gemein: sie führen den Nutzer mittels Routen im Livesystem direkt durch die Anwendung. Doch dann beginnen bereits die Unterschiede. Für die richtige Auswahl ist es wichtig, diese zu kennen.

  • Wichtig ist, die Digital Adoption-Lösung auf “Herz & Nieren” in der eigenen IT-Umgebung testen zu können. Es sollte im Funktions- und Nutzungsumfang keine Einschränkungen geben und ausreichend Zeit zum Testen zur Verfügung stehen.

  • Die Integration muss einfach von Statten gehen. In der Regel kann ein Code-Snippet in eine Anwendung integriert werden oder die DAP kann über eine Browser-Extension bereitgestellt werden.

  • Kann die Lösung als SaaS-Lösung bezogen werden – oder muss sie auch OnPremise zur Verfügung stehen? Ist die Lösung in einem anspruchsvollen Umfeld gehärtet – und entspricht der Datenschutz den Vorgaben des eigenen Unternehmens? Viele weitere Prüfungen muss die Lösung erfolgreich bestanden haben, bevor sie in Unternehmen eingebunden werden kann.

  • Können Inhalte einfach, ohne Trainings und Entwicklerkenntnisse erstellt und geändert werden? Können mehrere Autoren parallel Inhalte erstellen – und gibt es einen redaktionellen Prozess? Inwieweit sind Inhalte immun gegen Änderungen in der Software um den Aktualisierungsaufwand gering zu halten?

Zahlreiche weitere Aspekte sind bei der Auswahl der geeigneten DAP zu beachten. Eine Übersicht der wichtigsten Kriterien kannst Du Dir hier herunterladen.


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Kathrin Schlierer-Neumann
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