22 Kriterien:
Digital Adoption

22 Kriterien:
Digital Adoption

22 Kriterien:
Digital Adoption
1920 1080 Daniel Beckstein

Möchtest Du mit Digital Adoption Dir und Deiner Organisation Geld sparen?
Diese Kriterien können Dir helfen, für Dein Unternehmen die richtige Entscheidung zu treffen.

NUTZEN VON DIGITAL ADOPTION LÖSUNGEN

Digital Adoption-Lösungen sind heute aus erfolgreichen Software-Rollouts bzw. Change Management nicht mehr wegzudenken. Sie helfen Anwendungen intensiver und effizienter zu nutzen, reduzieren unerwünschte „Bypasses“, entlasten den HelpDesk und reduzieren die Trainingskosten signifikant.

Kurz: Digital Adoption realisiert den mit der Software-Einführung erwarteten ROI.

Grenzenlos testen

Tests sollten einfach und in Deiner Umgebung möglich sein. Die Testphase sollte für mindestens 4 Wochen kostenfrei sein – und bei Bedarf eine Verlängerung ermöglichen. Im Rahmen des Tests sollten alle Funktionalitäten verfügbar sein – und keine Einschränkungen im Hinblick auf Nutzer und Nutzungen existieren.

Flächendeckender Einsatz

Hier trennt sich die „Spreu vom Weizen“, denn für einen flächendeckenden Ansatz ist dies extrem wichtig – wichtiger als irgendwelche Features. Oft sind Anwendungen komplex strukturiert – sie bestehen z.B. aus sehr verschachtelten iFrames. Die DAP-Lösung muss in der Lage sein, auch iFrames, Dropdowns und andere dynamische Elemente sicher zu identifizieren und zu nutzen.

Einsatzbereich prüfen

Heute sind die meisten Anwendungen in Unternehmen browserbasiert. Sollen auch Desktop-Anwendungen unterstützt werden, muss die DAP-Lösung dies ermöglichen.

SaaS oder OnPremise: Hosting-Optionen prüfen

Abhängig von der IT-Strategie eines Unternehmens, muss die DAP-Lösung als SaaS- oder als OnPremise-Lösungen bereitgestellt werden. Variiert diese Anforderung in Abhängigkeit von der Kritikalität einer Anwendung, können auch beide Varianten erforderlich sein. Daher sollten DAP-Lösungen beide Optionen nahtlos unterstützen.

Einfach integrieren

Eine Integration sollte über verschiedene Wege möglich sein: Sowohl über direkte Einbindung in den Code (sofern Du Zugang zum Code besitzt) sowie über Browser-Extension. Die Integration sollte dabei in Minuten erledigt sein.

UI einfach anpassen

Die Anpassung an das Corporate Design Deines Unternehmens sollte möglich sein. Hierfür sollten einfache Mechanismen wie die Einbindung von CSS eine einfache Anpassung erlauben: Änderung von Farben, Schriften, unterschiedlichen Optionen zur Initiierung der DAP-Lösung (Avatar, Button in der Anwendung, ereignisinitiiert).

Flexibel customizen

Oft besteht bedarf, die DAP-Lösung stärker an die Anwendung und die Umgebung anzupassen. Beispiele hierfür sind das automatische Auslösen einer Route, die flexible Segmentierung der Inhalte, die Verbindung mit Elementen in der Applikation etc.
Mittels CustomCode sollten Möglichkeiten bestehen, die DAP-Lösungen auf Applikations- sowie Elementebene anzupassen.

Verfügbare Inhaltstypen prüfen

Bewerte, welche Inhaltstypen Du benötigst: Routen für die Führung in Anwendungen, Hotspots für die Platzierung von Routen oder Informationen direkt an spezifische Stellen Deiner Anwendung, News um die Nutzer auf dem Laufenden zu halten, Announcements um Nutzer beim Starten der Anwendung automatisch zu informieren, Learning Center und Lernpfade um komplexe Anwendungen auch vor dem Rollout schulen zu können.

Wusstest Du schon…

Interessante Fakten über Digital Adoption

> Traditionelle Trainings 20x teurer
Trainings müssen erstellt und aktualisiert, Trainer und Räume gebucht und Trainings durchgeführt werden. Hinzu kommen Kosten für den Arbeitsausfall der Trainingsteilnehmer. Mit Digital Adoption lassen sich bis zu 97% der Kosten klassischer Trainings einsparen.

> Trainingswissen nach 2 Wochen zu 58% verloren
Das Gehirn speichert Informationen zu 74% nach einem durchgeführten Training. Bei Nichtanwendung des „Vorratswissens“ sind bereits nach 2 Wochen 58% des Wissens vergessen. OnDemand-Hilfe setzt nicht auf das Speichern im Gehirn – vielmehr auf Bereitstellung der Hilfe im Moment des Bedarfs.

> Digital Adoption wächst jährlich um 80%
Digital Adoption ist noch eine junge Disziplin. Zunehmende Digitalisierung, kürzere Aktualisierungszyklen von Software und veränderte Arbeitswelten (z.B. mehr Remote-Office) lassen die Disziplin sprunghaft wachsen. Der Markt verzeichnet jährliche Zuwachsraten von 75-80% (Everest Group).

Wir sind begeistert!
Mit AppNavi gelang es uns, die Einführung neuer Software signifikant zu beschleunigen. Die Anwendungen werden intensiver genutzt – und die Nutzer unserer Kunden sind zufriedener.
Carsten Schulz | Leitender Berater, GIS AG

Zielgenau berechtigen

Am Prozess zur Inhaltserstellung sollten verschiedene Personen teilnehmen können, um Spezialisten für Bereiche einbeziehen zu können. Dabei sollen unterschiedliche Berechtigungsstufen regeln, wer nur eine Applikation, multiple Applikationen sowie übergreifende Änderungen an der DAP-Lösung vornehmen darf.

Inhalte einfach erstellen

Weder umfassende Trainings noch Entwicklerkenntnisse sollten erforderlich sein, um Inhalte zu erstellen. Schließlich soll die IT entlastet und die Erstellung und Pflege von Inhalten auf mehrere Köpfe verteilt werden.

Bestehende Inhalte verwerten

Oft gibt es bereits umfangreiches Trainings- und Infomaterial wie Lernkarten, Videos, PDFs oder auch Formulare und Umfragelösungen. Diese sollten nicht verloren sein, sondern über die DAP-Lösung an der richtigen Stelle im Workflow angezeigt werden können.

Immun gegen Änderungen sein

Bei der Routenerstellung muss sichergestellt sein, dass Routen weitgehend immun gegen Änderungen in der Anwendung sind. Nur so bleibt der Pflegeaufwand für Routen gering.

Alle Inhalte automatisch übersetzen

Im internationalen Kontext ist es wichtig, dass eine DAP-Lösung in verschiedenen Sprachen zur Verfügung steht dies gilt sowohl für die Lösung selbst, wie auch für die Inhalte. Die Inhalte sollten manuell wie auch automatisiert mit nur einem Klick übersetzt werden können.

Inhalte gezielt segmentieren

Inhalte sollten segmentiert bereitgestellt werden: Nach Datum – aber auch nach anderen Kriterien, wie z.B. für neue Mitarbeiter, Spezialisten und Anfänger in einer Anwendung. Die „Kriterien“ müssen einfach erstellt und bei der Publizierung einfach genutzt werden können.

Anonymisiert analysieren & optimieren

Um die Nutzung zu optimieren, müssen Autoren die Nutzung im Blick behalten können. Aussagekräftige Reports über Nutzung, Abbrüche etc. sind hier unabdingbar. Die Erhebung der Informationen für die Analytics muss dabei anonymisiert erfolgen.

Barrierefreiheit sichern

Auch Menschen mit Seheinschränkungen sollten die DAP-Lösungen ohne Einschränkung nutzen können. Wichtig ist dabei die Einhaltung gängiger UI-Standards wie WCGA. Auch die Unterstützung des High-Contrast-Modes und Unterstützung von Screenreadern ist wichtig.

Wann der Einsatz von Digital Adoption Sinn macht …

… und worauf man achten sollte!
> SW einführen und aufwerten
Gerade die Einführung von neuer oder geänderter Software ist die Paradedisziplin von Digital Adoption. Wenn Software nicht ausreichend genutzt oder umgangen wird, empfiehlt sich der Einsatz von Digital Adoption. Aber: keine Trivialitäten erläutern! Das frustriert Nutzer und reduziert die Akzeptanz von Digital Adoption.

> Effizienz steigern
Komplexe Software fordert Nutzer besonders – umso mehr wenn sie nur selten genutzt wird. Hier helfen Routen Nutzern den besten Weg zu finden. Aber: entferne Inhalte, die von Nutzern nicht aufgerufen werden!

> Onboarden – oder vorab Trainieren
Gerade wenn viele neue Mitarbeiter an Bord kommen, hilft Digital Adoption sich schnell in den relevanten Anwendungen zurecht zu finden. Wenn eine komplexe Software eingeführt wird kann es sinnvoll sein, die Nutzer bereits vorab in einem Testsystem „üben“ zu lassen. Nutze die Routen der Produktivumgebung auch für das Testsystem und bündle sie in Kollektionen.

> Kunden führen
Neben Mitarbeitern kann Digital Adoption auch bei der Führung von Externen wie Kunden oder Bewerbern auf der Webseite zum Einsatz kommen. So überlässt man weniger dem Zufall.

User-Efficiency-as-a-Service

Digital Adoption macht Deine Anwender kontinuierlich effizienter und entlastet sie von wiederkehrenden Routineaufgaben. Über das Learning Center werden die Nutzer befähigt, über Routen, Hotspots und Nachrichten unterstützt, über RPA beschleunigt und ihre Prozesse automatisiert.

Spezifisches Nutzerverhalten analysieren (User Prediction)

Eine bedeutende Frage ist, inwiefern das Verhalten des einzelnen Nutzers analysiert werden soll um daraus Nutzerverhalten ableiten und das „vorbestimmt“ unterstützen zu können.

Performance im Auge behalten

Die DAP-Lösung legt sich über die Zielapplikation. Sie darf dabei die Performance der zu unterstützenden Anwendung nicht negativ beeinflussen. Dies bezieht sich sowohl auf Ladezeiten, wie auch auf Quereffekte zwischen Software und der DAP-Lösung. Die DAP-Lösung muss gekapselt funktionieren.

Wichtige Daten schützen

Um die Nutzung zu optimieren, müssen Autoren die Nutzung im Blick behalten können. Aussagekräftige Reports über Nutzung, Abbrüche etc. sind hier unabdingbar. Die Erhebung der Informationen für die Analytics muss dabei anonymisiert erfolgen.

Datenschutzniveau prüfen

Die DAP-Lösung muss gegen externe und interne Attacken gesichert sein. Datenschutzkonformität ist eine Grundanforderung. Der echte Datenschutz definiert sich jedoch über die Art und Weise wie die Kommunikation zwischen der Digital Adoption Plattform und der Zielapplikation ist. Hier sollten Enterprise Standards genutzt und eine Lösung eingesetzt werden, die im Corporate Umfeld zu Hause ist.

Vertragliche Flexibilität bewerten

DAP-Lösungen werden in unterschiedlichen Situationen unterschiedlich genutzt: Manchmal nur kurz für einen Rollout – manchmal intensiv und langfristig für komplexe Lösungen. Die Verträge sollten diese Flexibilität anbieten – sowohl im Hinblick auf das Modell (User-, Usagebasiert, Flat) wie auch im Hinblick auf die Möglichkeit, zwischen diesen Modellen zu wechseln. Gerade auch in kurzfristigen Situationen oder zu Beginn können nutzungsbasierte Modelle ohne feste Vertragslaufzeit relevant sein.

Optimalen Preisverlauf gewährleisten

Die geeignete DAP-Lösung sollte über einen stark degressiven Preisverlauf die flächendeckende Nutzung im Unternehmen „belohnen“. Wichtig sind demnach sinkende Preise pro Nutzung bzw. Nutzer bei intensiverer Nutzung der Lösung.

| GECHECKT

Die geeignete Digital Adoption Lösung für Deinen Anwendungsbereich.
Das kannst Du von AppNavi erwarten:

✔ Nahezu grenzenlos testen
✔ Auch komplexe Anwendungen unterstützen
✔ Unterstützt Browserbasierte Applikationen
✘ Mit Release 1.5 wurde die Desktop-Unterstützung eingestellt
✔ Als OnPremise & SaaS verfügbar
✔ Einfach integrieren: Extension & Snippet
✔ UI einfach anpassen
✔ Flexibel customizen (Custom Code)
✔ Alle relevanten Inhaltstypen verfügbar
✔ Berechtigungen zielgenau vergeben
✔ Inhalte ohne Entwicklerkenntnisse erstellen
✔ Bestehende Inhalte nahtlos einbinden
✔ Immun gegen viele Software-Änderungen
✔ Alle Inhalte automatisiert übersetzen
✔ Inhalte exakt segmentieren
✔ Anonymisiert auswerten & optimieren
✔ Barrierefrei- auch bei Seheinschränkungen
✔ Individuelles Nutzerverhalten analysieren
✔ Keine Auswirkungen auf Anwendungsperformance
✔ Wichtige Daten schützen
✔ Mit Datenschutzkonzept ganz sicher sein
✔ Verträge so flexibel wie der Bedarf
✔ Degressiver Preisverlauf

Kontakt

AppNavi GmbH
+49 89 217 500 50
pr@appnavi.eu
https://appnavi.eu

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